[학원경영특강]
신설학원경영은 이렇게 하면 된다
글 _ 민경철 고려대학교 사회교육원 학원교육개발전략연구소 소장
신설학원을 열기 위해서는 몇 가지 우선적으로 따져봐야할 것이 있다. 먼저, 기존 학원보다 우수한 컨텐츠 구성과 교육시스템을 갖췄는 지를 판단해봐야 한다. 만약 그렇다면 자체 브랜드를 가진 신설학원을 열어도 승산이 있다. 그러나 학원 시장에 대한 충분한 조사나 기본적으로 갖춰야 할 준비가 미흡하다면 학원 프랜차이즈와 가맹을 체결해 개원하는 것도 좋다. 다만 프랜차이즈에 가맹하면 본사가 제시하는 통제에 따라야 하는 불편한 점도 있음을 감안해야 한다. 어쨌든 선택은 설립자가 신중히 검토해 결정할 일이다. 학원 설립과 운영 그리고 폐원까지의 전반적인 경영과 책임은 설립자, 즉 원장의 몫이다.
학원 설립은 이렇게 한다
학원을 설립하려면 우선 법과 제도를 정확히 알고 이에 맞는 학원을 선택해 설립하고 운영해야 한다. 학원을 설립할 예정지를 답사해 교육환경과 건물 상태, 그리고 학생들의 학습에 지장을 주는 유해 업소가 없는지 살피고 학원 설립시 건물의 용도를 확인해야 한다.
또 설립하고자 하는 학원의 시설 및 면적을 확인하고, 소방시설 등 안전에 관해서는 엄격한 심사 규정이 있으므로 건물주와 계약을 체결하기 전에 관할 교육청을 방문해서 설립에 관련한 충분한 문의후 시설과 자료를 준비한다.
학원의 인테리어는 두세 곳의 전문 인테리어 업체에 설립하고자 하는 학원의 종류와 시설을 충분히 설명해 견적을 받아 비교, 검토 후 선정해야 한다. 학원 등록 신청 시 관련 서류는 학원 설립 운영 등록신청서, 학원 원칙, 학원의 건축물 대장 등본, 임대계약서와 건물 소유주의 인감증명서, 설립자가 법인인 경우에는 정관, 법인 등기부 등본, 이사회 회의록 사본, 학원의 시설 평면도, 소방시설 완비 증명서 등이 필요하므로 사전에 준비하고 학원 시설이 완료될 시점 하루나 이틀 전에 관할 교육청에 등록을 신청하면 된다.
신청 후 관할 교육청에서 심사 후 등록이 완료되면 학원 관련 서류들을 잘 챙기고 정리한다.
기본적으로 학원 원칙, 학원 등록증, 현금 출납부, 수강료영수증 원부, 수강생 대장, 직원 명부, 수강생 출석부, 문서접수 및 발송 대장, 시간표 등을 갖추어야 하며, 강사 채용신고를 양식에 맞춰 교육청에 신고한 후 학원 등록증, 수강료, 강사 인적 사항 등을 게시해야 한다.
종종 이러한 사항 등을 게시하지 않아 관할 교육청 또는 외부 감사기관의 정기지도 점검 시 지적을 받아 행정 처분을 받는 경우가 많으니 유념하자.
학원의 시스템을 갖춰라
개원 준비는 미리 철저히 준비해야 개원 후 시행착오를 줄일 수 있다. 학원 경영에 성공하려면 체계적이고 계획적인 학원 경영의 원칙이 있어야 한다. 대부분 학원은 주먹구구식의 학원 경영으로 인해 업무처리가 비효율적으로 처리되는 경우가 수시로 발생하고 있다. 그러므로 신설학원 경영에서 시행착오를 겪지 않고 학원 경영에 일관성을 갖기 위해서는 경영자와 직원 그리고 강사들 간의 불신이 생기지 않도록 학원 경영의 원칙을 세워야 한다.
학원 경영의 원칙 첫째, 조직을 부서별, 직책별로 나눠 업무를 세분화해야 한다. 각 부서장과 부서의 업무분장을 살펴보면 원장은 학원의 총 책임자로 학원의 경영을 총괄 지휘 감독하며 부원장은 학원의 경영지침에 준해 학원 운영 전반을 대행하며 각 부서의 직원들의 근태상황을 파악하고 조치한다. 또한 학원의 광고, 홍보 기획을 담당한다.
상담실장은 교육상담 및 전반적인 학생 관리 업무를 총괄하며 상담실에서는 학생과 학부모 신규상담, 선발 시험 주관, 원생모집을 담당한다.
둘째, 각 부서별 업무분장이 이루어지면 보고서 전결 규정을 두어 각 부서장은 주기적으로 담당 업무에 대해 점검해 시행착오를 최소화 한다.
셋째, 원장은 수시로 지시한 업무 내용이 현장에서 잘 진행되어지고 있는지를 보고 받으며 체크해야 한다. 넷째, 변화되는 교육정책과 입시제도를 정확히 파악하고 분석해 현장에서 적응하도록 도와주어야 한다.
개원을 앞두고 가장 먼저 해야 할 일이 교육시스템을 갖추는 일이다. 부모님이나 학생들은 기존의 학원에 대해 식상해있으므로 주변의 기존 학원과 다른 차별화된 교육프로그램을 부각시키는 것이 중요하다. 그러므로 경쟁력 있는 교육프로그램 작성에 심혈을 기울여야 한다.
원생모집은 이렇게 한다
학원의 교육시스템이 완성되면 교육을 할 수 있는 강사를 모집해 프로그램을 인지시키고 연구 수업을 통해 준비된 학원으로 만들어 놓아야 한다. 이를 토대로 학원의 교육의 장점을 부각시킬 수 있는 홍보를 통해 원생을 모집해야 한다.
학원 경영에서 가장 고민되고 어려운 점이 원생모집이므로 각별히 신경 써서 다양한 방법을 계획해야 할 것이다.
가장 손쉽게 할 수 있는 광고 방법 중에는 전단지 광고가 있다. 한 동안은 학원의 이미지를 부각하는 내용들이 주를 이루었으나 최근에는 변화하는 입시제도에 관한 내용과 학원의 구체적인 교육 방법 등의 내용을 담은 전단지가 늘어나고 있다.
광고 내용에는 학원이 추구하는 교육철학 메시지가 있어야 하며 모집 학년, 강의 과목 및 학습 계획표, 과목별 월별 학습 진도 계획, 학년별 표준 시간표, 강사 약력, 모집 일정, 시험 일시, 등록 일정, 개강일, 모집 절차에 따른 주의 사항 등의 내용을 담는다.
그리고 광고 시기는 원서접수 전 2, 3주와 접수 중에 지속적으로 광고하고 개강 전후에도 홍보한다. 요즘 학원에서 자주 하는 것이 학부모 설명회다. 학부모들이 궁금해 하는 변화된 입시제도와 이에 따른 학부모의 역할 등을 소재로 저명한 외부강사를 초빙해 설명회를 갖는다. 방학을 기점으로 연 2회 정도 하면 효과적으로 학원홍보와 원생모집을 할 수 있다.
원생모집 절차는 연간 모집 계획을 세우고 시기에 맞는 광고를 실시해 원서를 접수, 입학 고사를 실시하는 순으로 진행한다. 원생모집은 학원을 설립 또는 인수해 개원일 기점으로 1개월 전부터 홍보해 모집하는 방법과 방학과 신학기를 대비해 모집하는 정기적 모집 방법이 있다. 또 학생들이 학원에 입학하고자 할 때 수시로 서류 전형 또는 반편성 고사를 실시해 모집하는 비정기 모집인 수시 모집이 있다.
입학 전형 방법으로는 제출된 학교 성적표 또는 각종 경시대회 입상자를 대상으로 하는 서류전형이 있으며 필답 고사 전형은 영어, 수학 과목 점수를 합산해 반을 배정한다. 통합형 전형으로는 학교성적과 필답고사를 합산해 반편성하는 방법 등이 있다. 이는 학원의 상황을 고려해 선택하면된다.
신입생 관리는 이렇게 한다
탈퇴생 보다 신입생들이 많이 들어와야 학원이 발전한다. 그러므로 재학생 관리와 신입생 관리는 무엇보다도 중요하다고 할 수 있다. 신입생은 학원에 적응하기가 쉽지 않은 면도 있는 만큼 각별이 신경을 써야 한다.
신입생 관리를 위해 첫 번째로 학원이 할 일은 오리엔테이션이다. 프로그램에 대한 설명과 담당교사와의 만남 등을 통해 신입생이 학원에 빨리 적응할 수 있도록 관리해야 한다. 또한 학원의 등원과 귀가는 처음부터 잘 관리해야 차후에 지각과 결석을 방지할 수 있으므로 철저히 관리해야 한다. 학습량은 학생의 능력에 따라 오히려 해가 될 수도 있기 때문에 학생의 특성에 맞게 관심을 가지고 차별성을 둬야 한다. 이는 곧 다음달 재등록과 연결되는 사항이니 유념하자.
학원의 생명은 강사에 있다
학원 운영에 있어 가장 어려운 점이 바로 강사 모집과 관리다. 이직률도 높고 개인지도를 선호하는 강사들이 많아 모집하는 데 많은 어려움을 겪고 있다. 모집된 원생들을 유지하는 데는 강사의 역할이 무엇보다도 중요하다. 개원 전 미리 모집해 정예화 된 프로그램에 맞게 연수와 교재연구를 통해 강사의 역량을 향상시킨다.
무엇보다도 중요한 것은 강사가 학생을 진정으로 사랑하는 교육적인 마인드가 있느냐에 있다. 면접 시에는 이점에 초점을 맞추어 실시하고 필요시 시강을 통해 점검한다. 채용이 되면 강사의 개성을 살려 주며 언제나 수업에 자신감과 함께 재미있고 유익한 시간이 될 수 있도록 해야 한다. 그리고 효과적인 수업방안을 연구토록 하게 한다. 또한 수업 중에 일어나는 상황을 잘 관찰하고 학교시험과 연계해 체계적인 교육과 상담이 함께 이루어져 강사와 학생이 서로 신뢰하고 믿고 따를 수 있도록 해야 한다. 입시에 반영되어지는 대외적인 경시대회와 학력평가에 참여하도록 사전에 관련 정보와 기출문제 등을 입수해 제공하도록 한다.
학급 관리는 이렇게 한다
학원 경영에서 또 한 가지 빼놓을 수 없는 것이 반편성 운영, 즉 학급 구성이다. 우∙열반을 구성해 반별 인원수를 배정, 반별 특징 등을 고려해 학급을 구성해야 한다.
반별 특징을 고려해 학급을 편성하는 방법으로는 첫째, 반별 성격을 명확히 해야 한다.
둘째, 반별 대상 및 인원 구성을 한다.
셋째, 수업일수 및 시간표를 작성한다.
넷째, 과목 담당 강사와 담임을 배치한다.
특목고반의 예를 들어 구체적으로 살펴보자.
1) 성격 : 특목고 입학과 각종 경시 대회 대비반
2) 대상 : 학교 성적 상위 5% 이내로 학원 내 최상위권 학생
3) 반편성 수 : 전체 인원수의 10% 이내에서의 인원을 결정해 반 편성
4) 선발 방법 : 특목고반 신청자에 한해 영어, 수학 과목의 주관식 문제로 시험 실시,
채점 후 능력별 반편성
5) 수업 시수 : 기본 정규반 시간표를 기본으로 해 매일 1, 2교시 추가 조정해 특강을 실시하며
필요에 따라 토요일, 일요일도 수업
6) 과목 강사 : 국어, 영어, 수학, 과학 외에 사회 과목 등 내신관리를 위해 암기 과목을 선정하고
강사는 최상수준의 강사진으로 구성하며 담임을 배치해 상담 및 관리
7) 기타사항 : 수시로 변하는 입시제도를 파악해 정보를 제공
이와 같은 방법으로 각 반별 특성에 맞게 반편성을 구성하고 차별성을 부각해 학원만의 독특한 반 운영을 유지해야 한다.
상담 관리는 중요하다
학부모와 학생이 학원을 방문했을 때는 대부분 학원에 대한 사전정보를 갖고 방문하는 경우다. 이럴 때는 친절히 안내하고 만나는 접점을 점검, 편안하고 신뢰감을 줄 수 있는 분위기를 만들어 주는 것이 중요하다. 또 상담자료를 미리 준비해 학부모나 학생이 학원을 방문하였을 때 쉽게 열람할 수 있도록 비치해야 한다.
게시판은 잘 보이는 입구에 설치해 학원의 홍보물과 각종 계획표를 게시하고 상담은 원장 또는 전문상담교사가 실시한다. 학부모의 무리한 요구와 지나친 간섭은 단호하게 대응해야 할 필요가 있다. 무엇보다 중요한 것은 ‘타 학원과의 차별성’과 ‘지속적으로 성장하는, 비전을 제시하는 학원’이라는 인식을 심어주는 것이 관건이다.
미래를 생각하고 투자하라
학원의 투자비용으로는 초기투자비용과 유지비용 등이 있는데 초기투자비용으로는 건물임대료, 시설투자비, 비품 및 소모품 구입비, 차량 구입비, 초기 광고비, 초기 유지비 등이 있다.
가장 많이 지출되는 것이 인건비와 학원을 알리기 위해서 지출 되어지는 광고홍보비다. 그리고 최근, 학원들이 경쟁적으로 출혈하는 차량 운행비는 학원의 큰 부담으로 작용하고 있다. 학원을 설립해서 투자대비 지출을 6:4정도, 즉 수입대비 10% 정도는 비축해야 향후 변화하는 학원가에서 재투자를 할 수 있는 준비가 가능하다.
필자는 얼마 전 일본 학원가를 탐방하면서 큰 변화 속에서 성장하는 일본 학원가를 발견할 수 있었다. 일본은 국내 학원가와 마찬가지로 학원의 빅딜이 활발하게 추진되고 있었다. 대입학원에서 성공한 중등 중심의 고입학원의 인수와 출판 및 통신회사에서 소위 잘 나가는 학원을 인수한 것이었다.
또한 가르치기 쉬운 방법 즉 강사중심학원에서 학생들이 어떻게 하면 쉽게 배울 수 있을까를 연구하는 학생중심의 학원으로 변모해 대단한 성과를 거두고 있었다. 고객의 요구를 잘 읽고 이에 맞추어 준비하는 학원이 성공한다는 평범한 진리를 확인할 수 있었다.
필자는 새로이 학원을 하시는 학원장께 마지막으로 당부하고픈 말이 있다. 교육은 보이지 않는 무형을 상품화해 고객에게 제공하는 것이다. 이 보이지 않는 상품을 어떻게 시스템화 하고 포장해 학생과 학부모에게 다가가느냐는 학원을 경영하는 학원장의 몫이다. 이점 명심하고 학원경영에 성공하길 바란다.
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